Как создать библиотеку документов с помощью мастера?

Администратор сервиса Битрикс24 (коробочная версия)

• Создание библиотеки в административном разделе
• Создание библиотеки средствами портала
• Настройка библиотеки документов

Создание библиотеки в административном разделе

С помощью средств модулей Библиотека документов и Информационные блоки в продукте реализована возможность работы с библиотекой документов компании.

Для организации библиотеки должен быть создан тип инфоблока, например Документы, а для всех видов библиотек портала - соответствующие инфоблоки.

Например:

• инфоблок Библиотека групп для файлов рабочих групп (закладка Файлы на странице рабочей группы);
• инфоблок Библиотека пользователей для организаций персональных файловых хранилищ (закладка Файлы на личной странице);
• инфоблок Документы для руководства для файлов руководящего состава;
• инфоблок Маркетинг и продажи для хранения документов отдела маркетинга;
• инфоблок Общие документы для коллективной библиотеки документов групп пользователей.

Внешнее представление и управление библиотеками документов в публичном разделе можно осуществить с помощью комплексного компонента Библиотека (bitrix:webdav). Разместите компонент на странице, в настройках в качестве источника выберите Информационный блок и укажите тип инфоблоков и инфоблок, в котором будут храниться файлы (например, Документы и Общие документы соответственно).

Создание библиотеки средствами портала

Когда создан публичный интерфейс работы с документами, то всю работу по добавлению новых библиотек документов удобно выполнять с помощью средств публичного раздела портала. В главном меню перейдите в раздел с документами:

На корпоративном портале по способу доступа изначально есть три вида документов:

• общие документы (доступные всем);
• документы рабочих групп (доступные участникам групп);
• личные документы (доступные одному человеку).

Можно создать библиотеку документов с доступом для любых выбранных вами людей.

Нажмите ссылку Добавить библиотеку, откроется окно мастера:

• Укажите заголовок раздела, он будет отображаться как пункт меню раздела Документы на портале. Если вы не хотите, чтобы заголовок раздела был виден как пункт меню, снимите галочку в опции добавить пункт меню.
• Если отключена генерация имени папки из названия раздела, то введите самостоятельно латинскими буквами имя папки для создания публичного интерфейса библиотеки. В этой папке будет создана индексная страница с размещенным на ней компонентом Библиотека (bitrix:webdav).
  
  Если необходимо отредактировать индексную страницу, то отметьте соответствующую опцию.
• Если вы хотите ограничить доступ к создаваемому разделу для каких-либо групп сотрудников, отметьте галочкой опцию Ограничить доступ к разделу, и в открывшемся списке выберите группы, которым разрешен доступ (чтобы выбрать несколько групп, удерживайте нажатой клавишу Ctrl):

  

  Ссылка Настроить группы редакторов по умолчанию служит, чтобы перейти к настройкам модуля Управление структурой и указать каким группам сотрудников при создании файлов и папок автоматически устанавливать полный к ним доступ.

Нажмите кнопку Далее. Если вы не снимали галочку в опции Добавить пункт меню, то отобразится форма настройки отображения пункта меню:

Здесь вы можете изменить имя нового пункта, а также выбрать в каком меню его отображать и каким по очереди.

Нажмите Далее и вы попадете в форму настройки библиотеки документов:

Измените в случае необходимости имя библиотеки, выберите тип инфоблока и укажите, создавать новый, или использовать существующий инфоблок для хранения данных.

Здесь же вы можете настроить права доступа к библиотеке для групп сотрудников:

• Чтение - разрешается просмотр документов библиотеки.
• Бизнес-процессы - разрешается запускать бизнес-процессы с документами библиотеки.
• Запись - разрешается загружать документы.

Нажмите кнопку Далее, чтобы указать свойства раздела, а для создания библиотеки нажмите Готово.

Настройка библиотеки документов

Со страницы библиотеки документов можно перейти к ее настройкам, нажав на контекстной панели кнопку Еще и выбрав пункт Настройки:

Откроется форма, на которой вы можете задать права доступа к инфоблоку, его участие в документообороте и бизнес-процессах, а также добавить пользовательские поля:

Пользовательские поля поддерживаются в общей библиотеке и библиотеках групп, но не в персональных хранилищах, и необходимы для указания каких-либо свойств или параметров загружаемых файлов.

Рассмотрим пример добавления пользовательского поля, в котором будет указываться актуальность загружаемого документа для партнерского отдела.

Нажмите ссылку Добавить пользовательское поле, откроется форма добавления:

Заполните поля в соответствии со скриншотом:

• в поле Тип данных выберите Да/Нет;
• введите код поля (UF_YES_NO);
• сделайте создаваемое поле необязательным для заполнения;
• запретите его редактирование пользователями.
  Примечание: если вы в дальнейшем измените данный параметр пользовательского поля, то изменение коснется всех загруженных ранее документов.
  Примечание: при разрешенном редактировании его можно произвести на закладке свойств документа, выбрав Свойства и описание в меню действий документа:

  

• для возможности поиска по значениям создаваемого вами поля отметьте галочкой опцию Значения поля участвуют в поиске;
• в качестве внешнего вида выберите Радио кнопки;
• в языковых настройках введите то, как будет подписано данное поле при загрузке документа. В нашем случае это Актуально для партнерского отдела.

Об остальных полях формы вы можете прочитать в пользовательской документации.

Нажмите Сохранить и поле будет добавлено в общий список, расположенный на странице административного раздела Настройки > Настройки продукта > Пользовательские поля.

Теперь при загрузке каких-либо файлов в библиотеку документов на данном инфоблоке, ваше пользовательское поле будет доступно для заполнения:

Указанное значение будет отображаться в форме свойств документа (пункт Свойства и описание в меню действий документа).