Как внедрить внутренний портал на вашем предприятии?

Почему у них такой бардак?

Редкая планерка обходится без этой ритуальной фразы. Коллеги перебрасываются ей, словно шариком в пинг – понге. Бардак у клиентов, поставщиков, в банке, в налоговой. Бардак у продажников, у разработчиков, у маркетологов – рекламщиков, на складе и, конечно, в транспортном цеху.

Эта песня обрывается, когда случается действительно серьезный прокол. Не то отгрузили, не так написали и посчитали, не то отвезли и не так поговорили не с теми людьми. В результате хозяин попал на бабки и потерял лицо.

Разумеется, после этого начинается «генеральная уборка».  Беспощадно выметается мусор и травятся паразиты. Выколачивается пыль и дурь из замов и далее по цепочке. Закручиваются гайки, отменяются премии и обеды, приходы и уходы жестко фиксируются. Перепуганные старожилы и новички пашут без перекуров и выходных. Потом буря затихает и все постепенно расслабляются. До нового прокола.

Неужели такой сценарий неизбежен? Нет, конечно. Порочный круг можно разорвать, если ключевой руководитель перестанет считать бардак неизбежным злом и задастся целью навести порядок раз и навсегда.

Какой конкретно навести порядок?

Офицеру просто: «воюй по Уставу, завоюешь честь и славу». Используй готовое, детально проработанное, абсолютно практичное руководство по управлению и достигнешь успеха. Или, по крайней мере, дослужишь до пенсии без серьезных неудач.

Бизнес, увы, не армия. Общепринятых методик руководства нет. Единообразных программ подготовки нет. Литература по менеджменту ужасает количеством и качеством. Чтобы вычленить среди миллионов «историй успеха» крупицы полезного опыта и свести их в систему, нужна многолетняя работа. Да, она уже проделана, но кто же поделится? Процедуры отладки и поддержания эффективных бизнес – процессов являются ценнейшими ноу-хау. Они охраняются как коммерческая тайна и перекупаются вместе с головами топ – менеджеров. За огромные деньги.

Внутренний портал шаг за шагом

Однако если есть спрос, то появляется и предложение. Типовые элементы бизнес - процессов можно и нужно автоматизировать. Для решения этой задачи нужно внедрить внутренний портал, и в дальнейшем выполнять рабочие процедуры через его механизмы. Базовый функционал корпоративного портала обеспечивает:

1. Электронный документооборот, то – есть индивидуальную и совместную работу с документами;
2. Учет рабочего времени с точностью до минуты;
3. Прозрачность и контроль задач и календарных планов каждого сотрудника;
4. Организацию и контроль совместной работы в подразделениях и над проектами;
5. Мгновенный обмен служебной информацией с автоматическим протоколированием;

Это вариант – минимум. Его можно реализовать за 40 рабочих часов на облаке «Битрикс24», без собственного сервера или хостинга. Он не предусматривает использования функционала CRM и настройки бизнес – процессов под особенности предприятия. Но этот маленький первый шаг даст руководителю возможность отпустить рычаги ручного управления, перевести дух и подумать, куда двигаться дальше.

ВАЖНО! Без непосредственного участия ключевого руководителя внедрение внутреннего портала обречено на провал. Он должен сам пользоваться порталом для управления своими заместителями и требовать от них того же по отношению к подчиненным. Только такая поддержка сверху вынудит всех сотрудников использовать внутренний портал.

Внутренний портал для автоматизации типовых процедур

А дальше логично автоматизировать стандартные процедуры. Например, логично и легко организовать запросы сотрудников к системному администратору через внутренний портал. По поводу почтовых ящиков, зависших принтеров, пропавших документов и прочих рабочих моментов. Заявки перестанут забываться, легче станет уточнять задачи, и объем работы технического отдела станет очевиден руководству.

Другой пример. Заказ визиток ускорится, потому что отпадет необходимость собирать личные данные. Сотрудники сами добровольно внесут все данные в свои профили. Верстальщику достаточно будет их пролистать,  чтобы сделать макеты.

Процедура заказа обедов станет проще и быстрее. Например, ответственный сотрудник будет публиковать на портале ассортимент блюд с предложением сделать выбор к определенному времени. После этого срока задача деактивируется, и недисциплинированные сотрудники на другой день первыми поспешат поставить галочки.

Мобильная версия внутреннего портала

Весь персонал за пределами офиса может работать через внутренний портал. Для этого требуется: мобильная связь, телефон или планшет под управлением iOS (Android), а также приложение «Битрикс24». Удаленному пользователю будет доступен практически весь функционал внутреннего портала, от обмена сообщениями и работы с задачами до управления CRM.

В обязательном порядке регламентируйте время доступности удаленных сотрудников. Ограничьте круг вопросов, по которым можно обращаться во внеурочные часы. Иначе вы рискуете быстро и бесполезно «выжечь» ключевых, наиболее ответственных и компетентных сотрудников.

Внутренний портал и база знаний

Дальнейшей оптимизации временных затрат хорошо послужит создание и публикация на корпоративном портале производственного контента. Чаще всего он начинается с загрузки или подключения хранилища корпоративных документов: планов и графиков, инструкций, бланков заказов и договоров. После индексации встроенным поиском работа с документами станет значительно проще и удобнее.

Сравнительно нетрудным, но полезным усовершенствованием станет публикация на внутреннем портале FAQ, или списка вопросов и ответов. Основу его могут создать кадровик и офис – менеджер, дополнить айтишник и другие «старшие товарищи». Опыт показывает, что общедоступный FAQ сокращает время адаптации новых сотрудников в разы.

В дальнейшем есть смысл назначить сотрудников, ответственных за производство корпоративной Wiki и учебных материалов на базе внутреннего портала. В рамках своих обязанностей они должны будут собирать, перерабатывать и публиковать на портале рассредоточенные между сотрудниками производственные знания.

Внутренний портал и CRM

Войдя во вкус перемен, ключевой руководитель неизбежно захочет большего. Любители очевидных решений и корпоративного стиля могут начать с фирменного дизайна. Но куда более полезным будет сосредоточиться на интеграции внутреннего портала и системы работы с клиентами CRM. Инструменты «Битрикс24» позволяют сделать это. Однако корректная интеграция клиентских карточек и принятых процедур «в один клик» невозможна. Начать можно с импорта контактов из MS Outlook, но дальше очень много кропотливой ручной работы по добавлению компаний, лидов, сделок, а также конвертации лидов. В зависимости от объема клиентской базы, а также численности и уровня подготовки системных администраторов настройка и заполнение CRM «Битрикс24» может занять несколько месяцев. Без поддержки опытных внедренцев успешное внедрение CRM на внутреннем портале сомнительно.

Внутренний портал и бизнес - процессы

Бизнес – процессы «Битрикс24». Инструмент очень сильный, предоставляющий большие возможности для оптимизации производственных процессов, экономии издержек, получения упущенной выгоды. Но внедрять в работу действующего предприятия непродуманные экспериментальные шаблоны очень опасно и чревато полным хаосом. Сотрудники могут начать освоение на примерах готовых шаблонов бизнес – процессов, позволяющих выписать счет на оплату, подать заявление на отпуск, командировку или выдачу наличных, а также создать исходящий документ. Тем временем полномочные администраторы будут не спеша изучать настройку инфоблоков, библиотек документов и тренироваться создавать шаблоны бизнес – процессов.

Внутренний портал всерьез

Описанная выше «лоскутная» схема внедрения внутреннего портала оптимальна для новорожденных бизнесов и малых предприятий, от 5 до 100 сотрудников. Организации более крупные, территориально распределенные, со сложной иерархией подчинения такая автоматизация не удовлетворит. Много задач останутся нерешенными, или «закрытыми» формально, слабо или неправильно связанными между собой. Экономия на внедрении породит нестыковки между новыми и старыми процедурами, резко увеличит число ошибочных действий, снизит производительность, испортит моральный климат. Живого бюрократа можно попытаться убедить, перевоспитать, на худой конец уволить. Электронного чинушу можно только выключить, но это решение всегда морально тяжело, да и второй виток «реформ» компании на пользу не пойдет.

Поэтому средним и крупным компаниям стоит внедрять внутренний портал планомерно. Выявить критические процедуры до составления брифа. Составить Техническое задание и проектную документацию, согласовать их в деталях. И затем уже приступать непосредственно к внедрению. Развертыванию программного комплекса «Битрикс24» на хостинге или собственном сервере, написанию правил безопасности. Настройке структуры компании и заполнению профилей сотрудников. Кастомизации дизайна под фирменный стиль. Подключению файловых хранилищ. Дизайну бизнес – процессов. Настройке CRM и переносу всех клиентских данных. И несомненно, доскональному обучению администраторов и персонала на всех этапах внедрения.

Назад в раздел